PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS PARA EL DISEÑO Y ELABORACIÓN DE REPORTES Y DOCUMENTOS QUE PERMITAN LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
OBJETIVO: Conocer e interpretar los formatos que se manejan en el área de alimentos y bebidas y conocer la información básica que cada uno de ellos contiene y la forma adecuada de diligenciarlos y poder diseñar formatos
1. Formato Standard de Compras: Es un listado en el cual se especifican, las características que debe tener cada producto en el momento de su compra, siendo estas las caracteristicas con las que debe ser recibido
Objetivos:
a). Informar al jefe de compras la forma correcta como debe comprar el producto
b). Informar al jefe de almacén y persona encargada de recibir los productos, sobre las condiciones con las que deben ingresar los artículos
c). Establecer patrones de calidad y conveniencia que sean conocidas por todas las personas que tengan relación con el movimiento
2. Análisis de Proveedores: Una vez establecido las especificaciones estándar para cada articulo se procede a hacer un estudio de proveedores, parea seleccionar, el mas conveniente, y se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a). La empresa y su trayectoria, un proveedor conocido, nos indica que su responsabilidad y cumplimiento son eficientes
b). La calidad de los productos que nos ofrece
c). Los precios favorables que nos puedan dar
d). Sistemas de pago y las formas de crédito, son condiciones muy importantes para su selección
e). El cumplimiento de entrega del producto y que esté en capacidad de proveernos cuando se necesite
Mecánica del Formato: Este formato es elaborado en la oficina de control de costos, las cotizaciones de los proveedores son llevadas por el jefe de compras y costos allí pasan los datos al formato respectivo.
Luego de una reunión entre el Jefe de compras, el jefe de control y costos y el Gerente de alimentos y bebidas, se decide el proveedor seleccionado.
En la casilla de observaciones se coloca cualquier anotación especial que se considere necesaria, como crédito aprobado, condiciones de pago etc,
3. Ordén de Compra: Ya seleccionados los proveedores se procede a elabora el formato orden de compra. Este formato es un control con el cual se pretende confirmar la compra
Objetivos:
a). Comprobar que la necesidad de los artículos es real y por tanto su compra se justifica
b). Controlar que los artículos se compren a los proveedores seleccionados, manteniendo así los precios y calidad esperados
c). Establecer un documento por escrito para hacerle saber al proveedor que se ha autorizado la compra del producto y que puede proceder a su despacho
d). Dar por escrito una aprobación e información a la sección de compras, almacén y costos sobre la compra del producto
Mecánica del Formato: Esta orden es elaborada por el jefe o encargado de compras, cada vez que el jefe de almacén o jefe de sección soliciten productos. En el encabezamiento se coloca el nombre del proveedor, las condiciones de pago y las fechas tanto de elaboración de la orden de compra, como también la feha en la cual debe ser entregado los artículos solicitados en el punto de operación.
4. La Tarjeta de Stock o Kardex: Es un formato que se ubica en la estantería del almacén; deberá haber una tarjeta para cada articulo. Tiene como función establecer un control por escrito sobre las entradas y salidas de productos
Objetivos
a). Conocer la fecha de ingreso de los artículos, la cantidad de los mismos y el saldo correspondiente
b), Conocer la fecha de salida de los artículos la cantidad despachada y el saldo
c). Establecer necesidades del producto al observar los saldos en cada tarjeta y compararlos, contra la existencia minima que debe haber de cada articulo, para informar al jefe de compras
d). Fijar un soporte de inventario escrito cuyo saldo sea comparado con el saldo de inventario físico contable
Mecanica del Formato: En las Fichas de Stock o Kardex se registran las entradas y salidas de productos
de la Operación; se lleva la historia del movimiento de cada producto desde que
entra hasta que sale.
Se asigna una ficha por artículo, organizadas por familias en orden alfabético;
identificadas con el nombre de la Operación, año gravable, artículo, código, unidad
de presentación del artículo, stock máximo y mínimo en unidades.
La fecha, corresponde al día mes y año del movimiento que se registra; en la
columna Proveedor / Destino, se relaciona el nombre del proveedor si es una
compra, de la Operación si es un traspaso que se recibe; si es una salida registra
el destino, puede ser la misma Operación u otra Operación si es un traspaso que
sale.
El N° de documento corresponde al número de factura ó guía control de venta, del
producto que se registra.
En las Columnas correspondientes a COMPRAS se registran la cantidad, precio
unitario y valor total, datos tomados de la factura
En columnas correspondientes a SALIDAS, registra la cantidad y el valor total
del producto (valor total = cantidad en unidades x precio unitario promedio)
El precio unitario promedio PU, se calcula cuando un producto que ingresa, varía
de precio con respecto a la anterior compra y de ésta quedan todavía existencias,
lo que implica dos precios diferentes involucrados en las cantidades de un mismo
producto.
Para hacer este cálculo se toma el valor total de la existencia, se suma al valor
total de la compra y este resultado se divide en la nueva cantidad de existencia ya
incluida la cantidad comprada.
Precio Unitario Promedio PUP=
($ Total Existencia + $ Total Compras) / Cantidad Existencias Unidades
5. Solicitud al Almacén o Requisición: En este formato, donde cada dependencia, secciones o centro de producción solicitan las materias primas. Se relacionan las cantidades solicitadas y las realmente despachadas y su correspondiente valor .
Estas solicitudes están prenumeradas en libretas o bloques para llevar un estricto control.
Mecánica del Formato: Al revisarse las existencias en cada área el encargado de la misma solicita el pedido que considera necesario, de acuerdo a las necesidades del servicio. Con el uso del software estos pedidos se hacen a través del sistema se imprimen y solicita la autorización del Jefe de área y son entregados a almacén para su respectivo despacho
INVENTARIO: Se entiende por inventario el control de un articulo que está en almacenamiento o que ha sido entregado a una sección o dependencia determinada, este conteo es unitario y puede ser físico o Contable
Inventario Físico
Es la verificación física de las existencias en las bodegas de almacenamiento de
productos contra las existencias registradas en la Ficha de Stock ó Kardex; se
realiza conteo físico de cada uno de los artículos por familias y se registran, en las
Fichas de Stock, las cantidades encontradas.
Inventario Escrito
En el inventario escrito se relacionan, en orden alfabético, todos los productos, con
la unidad de medida, valor unitario, resultado del inventario físico, cantidad y valor
total; cantidad de existencia en Kardex.
Calcula la diferencia de cantidad y total de producto entre las registradas en la
columna de kardex y columna físico almacén.
En caso de encontrar diferencias entre las cantidades en kardex y las cantidades
en físico, se hace necesario revisar para encontrar las inconsistencias; las causas
por las cuales se presentan son:
Insumos retirados o transferidos de la bodega y no descargados del kardex, se
presenta mayor cantidad en el kardex y menor cantidad físicamente.
Ajuste de inventarios
Las diferencias deben ser igual a cero (0), al encontrarse el error se procede hacer
la corrección de los datos con el respectivo ajuste por inventario en cantidades y
valores del producto.
Si el inventario físico es superior a la existencia descrita en Kardex o viceversa, se
aumenta o disminuye la cantidad en Kardex igualándola siempre al físico,
haciendo la respectiva anotación de ajuste por inventario.
El ajuste se hace bien sea identificando el valor y cantidad en la factura o
encontrando el insumo físicamente o ajustando el valor y cantidad numéricamente
siempre haciendo la respectiva anotación de que se trata de un ajuste por
inventario.
6. Formato de Inventario: En este formato se registra el movimiento de entrada y salida, se pueden realizar de manera, diaria, semanal y mensual
Mecanica del Formato: Cada sección es responsable de los artículos que recibe y por tanto existe un control para establecer, las materias primas utilizadas y las que se encuentran en las bodegas de cada sección. A través del inventario podemos conocer el consumo de materia prima y asi establecer el costo de venta sea diario, semanal o mensual.
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