LA PLANILLA DE CAJA

 LA PLANILLA DE CAJA

1. CONCEPTO: .

Este formato es una recopilación de la forma como se efectuaron las ventas en un restaurante o bar. Es elaborada por el cajero en original, y consiste en tomar la forma de pago utilizada por el cliente y totalizar cada una de estas para obtener luego el gran total de venta. El gran total de venta deberá ser igual a la suma de los totales de las cartulinas y al gran total arrojado en la cinta de la máquina registradora.

Aunque el manejo de dineros no es una función del personal de servicio de bar o restaurante, se detectó que en un alto porcentaje de bares, el barman o ayudante realizan funciones de cajero.

2.  Controles aplicados mediante la planilla:

Es un resumen que facilita rápidamente la revisión del movimiento de la venta en un turno, i

Por medid de esta planilla se obtiene un informe determinado de la forma cornos se efectuaron las ventas. En el caso de un restaurante se sabe cuanto fue la venta por alimentos y bebidas separadamente.

Mediante el registro de la cartulina se conoce que la numeración consecutiva de las mismas se lleva a cabo.

Facilita la entrega de los ingresos por el cajero de turno al cajero general ya que la forma de pago (efectiva, cheque, tarjetas de crédito, etc.) se entregan por separado y discriminado en la planilla.

Controla, mediante la comparación y análisis que lo recibido fue registrado en la caja mediante la cinta de la caja registradora y que los totales de las cartulinas, planilla y cinta registradora sean iguales a la suma que está. entregando el cajero.

4. Mecánica del Formato:

La base para el diligenciamiento de la planilla con las cartulinas, el cajero loma los datos en ellas registrados, cartulina por cartulina en la siguiente forma:

a.         Registra el número impreso que tiene la cartulina

en la primera columna.

b.         Toma los datos de las casillas superiores de la cartulina y los pasa a las columnas: mesa, mesero y número de personas.

c.         En. la parte inferior de la cartulina se encuentran los subtotales de alimentos y bebidas como también los conceptos de propina y otros, estos datos los pasa a las columnas respectivas,

d.         Hay ciertas situaciones en las que se efectúa una venta que no es de alimentos o bebidas, estas pueden ser: cigarrillos, un souvenir (carta o cenicero), el canje de un cheque etc, Por tanto el valor de esta renta se registra e ingresa por varios aclarando la causa (concepto) y el valor,

e.         Se suman los valores puestos en cada columna (en forma horizontal) y se encuentra el total de esa cartulina. Este total deberá ser igual al registrado en la cartulina,

f.          Las columnas siguientes sirven para discriminar las forma como se efectúo la venta; por ejemplo, si el total de la cartulina fue pagada en efectivo (pesos y monedas) se considera una venta de contado y su valor se registra en esa columna.

g. Las demás columnas se consideran un crédito, pues ya sea que se pague cargando a la habitación del huésped, en cheque o tarjeta de crédito, el valor no se ha recibido en efectivo, está representado en estos documentos y posteriormente se hará efectivo, Estas columnas se llenarán de la siguiente forma:

Columna Huespedes: En esta columna se registrarán los consumos efectuados por huéspedes del hotel que han firmado la cartulina y cuya firma está registrada en la caja general de recepción. Se considera un crédito ya que el efectivo ingresará a la caja de recepción en el momento en que el huésped cancele la cuenta al salir del hotel, Se anotará el número de la habitación y el valor total de la cartulina.

Cheques: Cuando el valor de la cartulina es cancelado en cheque, se le considera un crédito, ya que este se hará efectivo hasta el momento en que el Banco lo cambie, En esta columna se anotará el valor del cheque, el número del mismo y se pasará a la columna banco o ciudad, además en la columna nombre se colocará el nombre claro de la persona.

En la mayoría de establecimientos tiene un sello de caucho con información sobre la persona para tener medios en caso de que el cheque presente algún problema, el sello de caucho tendrá la siguiente información y se colocará por el reverso del cheque:

Nombre:

Cédula No.

Cheque No.

Banco

Dirección

Teléfono

Para aceptar un pago de cheque o tarjeta de crédito se exigirá la cédula de identidad.

Cuando el cliente paga con tarjeta dé crédito se seguirá el mismo procedimiento del cheque (sin el sello) colocando el valor pagado, el No. de la tarjeta de la tarjeta de crédito, la compañía de la misma  en la columna unidad o banco, y el nombre claro del dueño de la Tarjeta. El Formato de la Tarjeta de crédito se llenará de acuerdo a las instrucciones dadas por la filial de la Tarjeta de Crédito.

h. En el último renglón de la planilla se encuentran los totales de cada columna, estos se refieren a los valores y n cada columna se sumarán vericalmente los valores para obtener un total y así saber cuanto se vendió al contado, huéspedes, cheques y tarjetas de crédito.

Al sumar los totales de los anteriores conceptos nos deberá dar igual al gran total de la columna total y este valor será igual al total que aparece en la cinta de la caja registradora y a la entrega de valores que hace el cajero representados en efectivo, cheques, cartulinas firmadas y tarjetas de crédito,

El cajero responsable del turno firmará la planilla y una vez terminado su turno entregará al jefe de cajeros la planilla, las cartulinas en su orden de numeración (adjunto a cada cartulina irá el original de la comanda), el efectivo y otros valores. El cajero general procederá a revisar y comparar la cinta de la caja registradora con la planilla para detectar cualquier error y comprobar que la relación está correcta. Luego enviará a la oficina de control y costos las cartulinas para que allí hagan el respectivo cruce confirmado, cantidades, precios, etc.