CARACTERÍSTICAS DE ÁREAS DE SERVICIO QUE COMPRENDEN UN HOTEL DE ACUERDO CON LA
CLASIFICACIÓN VIGENTE.
CONCEPTOS BASICOS
EMPRESA: Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales
NEGOCIO: Consiste en una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer bienes o servicios a otras personas
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es el punto de partida para conformar el soporte de la gestión administrativa que se traduce, en la practica como la adecuada delegación de funciones y racionalización de los recursos. Ahora toda estructura organizacional debe conducir a la identificación de la planeación estratégica, control administrativo y control operacional para la obrención de los resultados esperados. En resumen la estrucrura organizacional es la forma en que se dividen, se agrupan y coordinan todas las actividades, estableciendo los criterios funcionales de autoridad y jerarquía (relación entre gerentes y empleados, entre gerentes de área, entre empleados ) estableciendo asi el organigrama que se ajuste a la empresa
Planeación Estrategica: es el proceso de decisión que se aplica para determinar la ponderación de los objetivos y las estrategias que deben cumplirse para la obtener dichos objetivos
La planeación estratégica generalmente la ejerce el primer nivel de responsabilidad como loe es la Junta Directiva
Control administrativo: Es el proceso por el cual la organización asegura la consecución de los objetivos a través de:
- Programación
- Presupuestación
- Operación y Medición
- Evaluación
El Control administrativo lo ejercen El Gerente y los Jefes de Departamento
Control Operacional es el proceso que asume la realización de las tareas especificas para cumplir los pasos del control administrativo con eficiencia y efectividad
El control operacional lo ejecutan los colaboradores, pertenecientes a cfada áreas y que se encuentran subordinados, bajo la dirección de cada jefe de área
- Eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un un efecto determinado
- Efectividad es hacer o lograr los objetivos en el tiempo esperado
DEPARTAMENTOS OPERADOS Y NO OPERADOS DE UN HOTEL
DEPARTAMENTOS OPERADOS O CENTROS DE PRODUCCIÓN
Conforman todas las áreas productivas en las operaciones, es decir generan la venta de producto terminados a saber:
ü Habitaciones
ü Alimentos y bebidas
ü Lavandería
ü Teléfono
ü Menores
Departamento de Habitaciones
Ventas.- Concentra la captación derivada al conceder el derecho de utilizar una habitación y sus activos.
Nómina.- Conforma los sueldos, el pago de salarios, aportes patronales, prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleado) cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se incluyen los gastos asociados a la utilización de lencería y uniformes, lavandería, suministros de operación (huéspedes, aseo, papelería e impresos), contrato de limpieza, comisión a agencias de viajes por venta de habitaciones, gastos de reservaciones y decoración.
Departamento de Alimentos y Bebidas
Ventas.- Conforma el intercambio generado al disponer de productos terminados como resultado de un proceso de producción y transformación de materia prima de alimentos y bebidas.
Costo de ventas.- Es el costo de la materia prima consumida para la generación del producto terminado para la venta.
Nómina.- Conforma los sueldos, pago de salarios, aportes patronales, prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleado) cargados a este departamento.
Otros gastos.- Hacen referencia al registro de gasto generado por la utilización de loza, cubiertería, cristalería, mantelería, utensilios y uniformes, lavandería, combustible de cocina (gas), suministros de operación (clientes, aseo, papelería, impresos) y música de entretenimiento.
Otros ingresos.- Captaciones asociadas al alquiler de salones, derechos de espectáculo, descorche, venta de desperdicios, organización de eventos y alquiler de activos de operación.
Departamento de Lavandería
Ventas.- Registra la captación derivada de la prestación de servicio de lavado de ropa del huésped.
Costo de venta.- Si el hotel dispone de una planta que supla todas las necesidades de lavado, se registra como costo de venta aproximadamente el 60% de lo facturado como servicio de lavandería a huéspedes. Al restar este costo de venta al total de gastos de lavandería (nómina y otros gastos) se obtiene el monto que debe ser prorrateado con otros gastos asociados con habitaciones y alimentos & bebidas. Para efectos de localización de gastos de lavandería también son utilizadas como base el número de libras lavadas de cada departamento. Si el hotel tiene servicio de lavandería contratado con empresas externas, el costo de venta será el valor facturado por dicha empresa. Sin embargo debe realizarse el mismo proceso de identificación de gastos que correspondan a otros departamentos.
Departamento de Teléfonos
Ventas.- Registro de captaciones derivadas de la prestación del servicio de teléfono a huéspedes ya sea por concepto de llamadas locales, larga distancia, télex o telefax, Internet.
Costo de ventas.- Es lo facturado por la compañía de teléfonos correspondientes a llamadas de los huéspedes, si el calculo es posible de acuerdo a la tecnología utilizada en el sistema telefónico que facilite tal identificación, de lo contrario, se registra el total facturado incluyendo lo causado por llamadas administrativas.
Otros gastos.- Corresponde a los uniformes y suministro de operación asignados a este departamento.
Departamento Menores
Se reúne en este concepto el conjunto de actividades comerciales y prestación de servicios en que son susceptibles de medir costo de venta, nómina y otros gastos y algunos de estos elementos. Tales actividades son en general droguería, stand de revistas, sala de belleza, sauna, baños turcos, piscina, parqueadero, etc."
Otros Ingresos
Se caracterizan por ser captaciones que no generan causaciones en costos o gastos, tales como arriendo de locales, descuentos ganados por pronto pago a proveedores, aprovechamiento de inversiones a corto plazo, comisiones, etc.
DEPARTAMENTOS DE APOYO O NO OPERADOS
Corresponden a las áreas de apoyo, que también se denominan “no operados”, a saber:
v Administración (gestión Contable, Compras, Almacenamiento, y despacho de suministros, administración de personal y seguridad)
v Publicidad y promoción
v Mantenimiento
v Sistemas
v Recursos Humanos
v Transporte
v Seguridad
v Agua-Luz-Fuerza
Al igual que en los departamentos operados, se presenta una síntesis de la estructura aplicada a los Departamento de apoyo más comunes (administración, publicidad y promoción, mantenimiento y agua-luz-fuerza) para la fácil localización de costos y gastos de cada departamento.
Administración
Nómina.- Conforma el pago de salarios, aportes patronales, prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleados) cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se considera la comisión de tarjetas de crédito, gastos de sistemas (en caso de no tener departamento de sistemas independiente) honorarios profesionales, seguridad (en caso de no tener departamento de seguridad independiente), gastos de viaje, cuentas incobrables, gastos de representación, papelería, impresos, suministros de aseo, atenciones, seguros de manejo, suscripciones, fletes y acarreos, suministros vanos, portes y telegramas, fotocopias y gastos legales.
Publicidad y Promoción
Nómina.- Conforma el pago de salarios, aportes patronales, prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleados) cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se consideran los gastos de representación, anuncios, periódicos y revistas, televisión - radio, agencias de publicidad, folletos, vallas, estudios de mercado, papelería e impresos.
Mantenimiento
Nómina.- Conforma el pago de salarios, aportes patronales, prestaciones sociales y beneficios al personal (comida empleados) cargados a este departamento.
Otros gastos.- Se incluyen accesorios de mantenimiento, papelería, uniformes, herramientas, pintura y lubricación, contratos de mantenimiento
Agua - Luz – Fuerza
Se involucran en este concepto el registro de agua y alcantarillado, energía y A.C.P.M. para caldera u otro tipo de combustible para la generación de energía.
Areas de Responsabilidad de un Hotel
Se define como áreas de responsabilidad la concentración de actividades operacionales para el funcionamiento los departamentos operados y no operados.
Estas áreas de responsabilidad condicionan a la vez el sistema de información para el control interno y proceso contable
DEPARTAMENTO DE HABITACIONES
A traves del departamento de Habitaciones o Alojamiento se desarrollan una serie de procedimientos que se concentran en áreas de responsabilidad que generan la base de servicio y demanda derivada de otros departamentos operados (teléfono y lavandería) requiriendo de un sistema de información para el control de alojamiento propiamente dichos sistemas de información son
- Registro de Huesped y Control de Ocupación (Front Ofiice – Housekeeping)
- Control de Reservas
- Telefono, Fax, Internet
- Contabilidad de Huespedes y Facturación
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Este departamento concentra un conjunto de actividades, a través de las áreas de responsabilidad definidas para la planificación, ejecución y control que a la vez requieren de un sistema de información. Los procedimientos que se aplican para la operación de alimentos y bebidas, como áreas de responsabilidad conducen al control de materia prima.
Estas áreas son:
- Compras de alimentos y bebidas
- Recibo de Alimentos y Bebidas
- Almacenamiento y Despacho
- Producción
- Venta y Facturación
- Costo alimentos y bebidas (Contraloria)
DEPARTAMENTOS NO OPERADOS
Como se ha descrito los departamento no operados son el soporte para la operación y control administrativo de los departamentos operados.
Para tal efecto se conforman las siguiente áreas de responsabilidad
- Personal
- Mantenimiento
- Lavanderia como Servicio General
- Compra Recibo y Alamcenamiento de Suministros
A las anteriores áreas, debido a sus características se les ha denominado como servicios Generales, generando causación de nómina y otros gastos
Tambien hace parte de los departamentos no operados la gestión contable propiamente dicha, y se identifican las siguiente áreas de responsabilidad
- Tesoreria
- Revisoria y Registro de Ingresos
- Cobranzas
- Revisoria y Rewgistro de Egresos
- Nomina
Para cada una de esta áreas se determinan una serie de procesos operacionales que justifican, los cargos funcionales que son los que finalmente configuran el organigrama de un hotel.
Los procesos operacionales y los cargos funcionales para cada área de responsabilidad son:
DEPARTAMENTO DE HABITACIONES
Registro de huéspedes y control de ocupación
Proceso de registro de registro de huésped recepción Recepcionistas Botones
Control de Ocupación Ama de Llaves, supervisoras de piso, supervisora ropería, costureras
Control de Reservas habitación y depósitos Encargado de Reservas
Llamadas a Larga Distancia, Fax, Interntet Operador Telefono / Recepcionista
Control Ocupación Nocturna Recepcionista Nocturno
Facturación Caja de Recepción Cajero Recepción
Movimiento Diario Cuenta Huesped Auditor Nocturno
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Recibo de Alimentos y Bebidas Jefe de Almacén / Almacenista
Almacenamiento de Alimentos y Bebidas Almacenista Alimentos y Bebidas
Control Producción Ambientes Supervisor Bares y Restaurantes Maitres, Meseros, Bartender
Control, Producción Alimentos y Bebidas Contralor Alimentos y Bebidas Chef
Facturación Alimentos y Bebidas Ambientes Cajeros Ambientes
Venta Banquetes Gerente Alimentos y Bebidas o Encargado de Banquetes
Recopilación Diaria de Información (Ventas) Auditor Nocturno
DEPARTAMENTOS NO OPERADOS
Requisición, vinculación, contratación, control tiempo
Y vacaciones del personal Jefe de relaciones industriales, Personal o Talento Humano
Recibo lavado planchado, entrega de Lenceria, mantelería
ropa huésped, funcionarios y uniformes
Jefe de Lavanderia, Prensistas, auxiliares de Lavandería
Ordenes de Trabajo y Control de Equipos Jefe de Mentenimiento, Plomero Electricista, Carpintero, Jardinero
Compra de Suministro Encargado de Compras
Almacén Suministros Almacenista General
Auditoria venta departamentos e ingresos Auditor de ingresos (Encargado de ingresos)
Registro de Cuentas por Cobrar Encargado de Créditos
Registro y Cancelación de Cuentas por Pagar Encargado de egresos
Liquidación de Nomina, vacaciones y prestaciones Encargado de Nomina
Lavanderia es el único departamento que tiene características de Servicio General y centro de producción
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